Management Assistant

Intro

Bij Rode Kruis Vlaanderen zetten we ons elke dag in om mensen te helpen — in crisissituaties, in onze opvangcentra, in onze lokale afdelingen en in onze ondersteunende diensten. Dat vraagt om sterke organisatie, heldere communicatie en betrouwbare ondersteuning.

Voor de uitbreiding van ons Directiesecretariaat zoeken we een Management Assistant die samen met collega’s de directie ondersteunt rust brengt in de planning en zorgt voor een zorgvuldige en consistente uitvoering van bestaande processen. Je werkt discreet, nauwkeurig en behoudt steeds het overzicht in een complexe en dynamische omgeving.

Functiebeschrijving

Als Management Assistant maak je deel uit van een stabiel en professioneel team dat de directie van Rode Kruis-Vlaanderen ondersteunt. Samen met je collega’s zorg je voor continuïteit, kwaliteit en een vlotte werking van het directiesecretariaat. Jullie werken als team, met gedeelde verantwoordelijkheden en onderlinge back-up, terwijl je ook een vast kern-takenpakket hebt. Je werkt  volgens duidelijke procedures en processen, en draagt actief bij aan een professionele en betrouwbare ondersteuning. 

Dankzij jouw zorgvuldige coördinatie kunnen onze directieleden zich concentreren op hun strategische taken.

Je verantwoordelijkheden omvatten onder meer:

• Organiseren en coördineren van directievergaderingen: uitnodigingen, agenda’s, logistiek en voorbereiding.
• Notuleren tijdens vergaderingen en zorgen voor heldere, correcte verslaggeving.
• Opvolgen van actiepunten en bewaken van deadlines.
• Agendabeheer en planning van afspraken, interne en externe meetings: je coördineert de agenda’s van meerdere directieleden, plant afspraken en vergaderingen efficiënt en houdt rekening met prioriteiten, beschikbaarheid en deadlines. Je verwerkt last-minute wijzigingen en bewaakt dat agenda’s realistisch en overzichtelijk blijven. Je fungeert als contactpersoon voor interne en externe stakeholders bij het plannen van meetings.
• Voorbereiden, verwerken en nalezen van communicatie, documenten en presentaties.
• Organisatie van interne en externe events.
• Bijspringen waar nodig binnen het directiesecretariaat en de organisatie, zoals het regelen van zakenreizen, opvolgen van onkosten, ondersteuning van de bedrijfsjuridische dienst, postverwerking en het vervangen van de onthaalmedewerker ongeveer één keer per maand tijdens de middagpauze.
• Werken volgens vaste procedures en meedenken over optimalisatie van processen.

Je bent een belangrijke schakel in een team dat samen zorg draagt voor continuïteit, kwaliteit en professionaliteit in de directiewerking.

Jouw profiel

• Je hebt ruime ervaring als Management Assistant,  bij voorkeur in een complexe, veeleisende omgeving.
• Je werkt uiterst nauwkeurig en met oog voor detail.
• Je werkt discreet, rustig en professioneel, ook onder tijdsdruk.
• Je bent stressbestendig en blijft overzicht houden, ook wanneer veel tegelijk speelt.
• Je kan zelfstandig werken binnen afgesproken richtlijnen en stelt vlot prioriteiten.
• Je communiceert helder, correct en respectvol.
• Je beheerst het Nederlands uitstekend en kan je vlot uitdrukken in Frans en Engels.
• Je werkt vlot met MS Office en leert snel werken met organisatie specifieke software.
• Je kan goed plannen, organiseren en prioriteiten bewaken.
• Je werkt graag in team, bent collegiaal ingesteld en bent de sterke kracht in de achtergrond.
• Je toont flexibiliteit.
• Je ziet verbeterpunten en durft initiatief nemen binnen de afgesproken kaders.

Ons aanbod

Bij Rode Kruis Vlaanderen krijg je de kans om te werken in een organisatie die elke dag een concrete maatschappelijke impact heeft. Je komt terecht in een hecht team waar collegialiteit, vertrouwen en professionaliteit centraal staan.

Wij bieden jou:

• Een voltijds contract van onbepaalde duur (4/5e bespreekbaar).
• Een betekenisvolle rol waarin je ondersteunend werkt aan een organisatie die levens redt, mensen helpt en lokale gemeenschappen versterkt.
• Een stabiele werkomgeving met duidelijke procedures, maar ook ruimte om verbeteringen voor te stellen.
• Een team waarin je nooit alleen staat, waar collega’s elkaar opvangen, ondersteunen en afstemmen voor een vlotte permanentie.
• Verantwoordelijkheid en variatie: van planning en notuleren tot coördinatie en communicatie.
• Een professioneel kader, rechtstreeks in contact met onze c level directieleden.
• Opleidingen en ondersteuning om je rol nog sterker in te vullen.
• Een competitief loonpakket, waarbij je loon wordt bepaald volgens IFIC barema (categorie 14). Je kan de baremalijsten vinden op https://werkenbij.rodekruis.be/barema. Voor deze functie verwijzen we naar 'IFIC barema's'. Rode Kruis-Vlaanderen erkent minstens de helft van je aantal jaren werkervaring, ook als die niet relevant is.

Maar vooral een job met maatschappelijke waarde, waar jouw precisie en betrouwbaarheid echt het verschil maken.

Plaats van tewerkstelling

• Mechelen